הסדרת ערוצי תקשורת
יצירת שגרת פגישות
- זמנו סדרת פגישות שבועיות בהשתתפות כלל חברי הצוות.
- הגדירו מועדים קבועים שבהם כל חברי הצוות יהיו זמינים לסנכרון ולהתייעצות.
- תאמו פגישות אישיות עם כל אחד מחברי הצוות (מומלץ לפגוש כל עובד/ת אחת ל-3 ימים).
- שריינו ביומנים פגישות לציון מועדים ואירועים מיוחדים בצוות (ימי הולדת, סיום פרויקט ועוד).
- פתחו קבוצת שיחה ייעודית לצוות העובדים לצרכי עבודה (לדוגמה Slack או WhatsApp )
- נסו להגדיר באילו ערוצים הצוות מדבר ובאילו מקרים. לדוגמה, האם נדרשת קבוצה ייעודית סביב נושא/פרויקט או מה עושים כשיש למישהו שאלה דחופה?
- העדיפו לבצע פגישות וישיבות באמצעות שיחות קוליות ווידאו, המאפשרים תקשורת עמוקה יותר ומביאים לידי ביטוי טון דיבור ושפת גוף.
- עשו לכם כלל: שתפו מהרשת רק חומרים מדויקים ורלוונטיים לחברי הצוות.
- הגדירו יחד עם כל עובד/ת משימות ויעדים ברורים.
- הנחו את העובדים להתחיל לנהל לו"ז יומי ושבועי בהתאם לתנאי עבודתם מרחוק.
- היו קשובים לעובדים בעלי מאפיינים ייחודיים או השרויים במצב מאתגר.
האצת כלים דיגיטליים
- וודאו כי כל חברי הצוות מודעים ומכירים את הכלים הדיגיטליים שעומדים לרשותם לעבודה מרחוק ואת אופן השימוש בהם.
- הנחו את חברי הצוות לפתוח את האפשרות לסנכרון יומנים, כך שכולם יראו מתי האחרים זמינים ויאפשרו לכם לנהל את הזמינות (ניתן לנעול צפייה של שם הפגישה לצורך שמירה על פרטיות).
- בדקו שקיימים בידיכם כלים המאפשרים לכם למדוד את התפוקה והאיכות של תוצרי חברי הצוות העובדים מרחוק ולזהות בזמן צווארי בקבוק.
- חשבו מי מחברי הצוות צריך תמיכה גדולה יותר באימוץ כלים דיגיטליים, והפנו אותו לערוצים המתאימים (למשל: קהילת מחוברים מרחוק בפייסבוק).
ליווי אישי לחברי הצוות
ניהול ברמה השבועית
ניהול ברמה היומיות / חצי שבועיות
- פתחו כל שבוע בתיאום ציפיות קצר ביחס לזמינות, המשימות והתעדופים של כל חברי הצוות.
- וודאו שמתקיימת במהלך השבוע פגישה אישית עם כל אחד מהעובדים להתעדכנות.
- בדקו עם כל אחד מחברי הצוות כי הוא מבין את המשימות שהוקצו לו, אופי התוצרים ולוחות הזמנים.
- סייעו לכל אחד/ת מהעובדים לדרג ולתעדף את המשימות ככל שיידרש.
- בצעו בקרה על דיווח הנוכחות ו/או הביצועים של כל העובדים מרחוק.
- פתחו כל יום בהבנה של הזמינות, המשימות והתעדופים של חברי הצוות.
- ודאו שאין נושאים "פתוחים" שאינם מקבלים מענה ובדקו אם נדרש לבצע שינויים במשימות הקיימות ובתוכנית העבודה.
- היו רגישים לזמינות העובדים במהלך יום העבודה בהתאם ללוחות הזמנים שעודכן ביומנים
- התעדכנו (לדוגמה, בהודעה או בשיחה קצרה) בסטטוס העבודה של כל אחד/ת מהעובדים מרחוק.
- הקפידו לשתף באופן מדוד ומנוהל מסרים ועדכונים קבועים מהנהלת הארגון וממשקים נוספים.
- בצעו "בדיקת דופק" למצב הרוח והתחושות של העובדים.